スキャンして書類をPDF化する方法

書類をスキャンして、PDFとして保存する方法を知りたいですか？

また、書類を安全に保管し、簡単にアクセスできるようにする方法を知りたいですか？

今回は、スキャナーで書類をスキャンし、PDFとして保存する方法を説明します。この記事を読むと書類のPDF化の方法やそのメリットについて知ることができます。

書類をスキャンしてPDFとして保存する方法は次の通りです。

スキャンしたデータをPDFに変換する方法

書類をスキャンしてPDFに変換できると、特にデータ共有や記録保管の際に役立ちます。書類をスキャンしてPDFを作成する際の操作方法は、使用している機器や対応するアプリケーションの種類によってさまざまです。

とはいえ、コピー機やスキャナーを使えば、出力するファイル形式でPDFを選択すれば簡単に書類をスキャンしてPDFとして保存することができます。また、スキャン後に出力されるデータは大きさや向きなど、表示のカスタマイズもできます。

もし仮に、スキャナーなどの専用機器を利用できない場合は、書類の原本をカメラで撮影します。そして、スマートフォンやパソコンなどでPDFに変換できるオンラインソフトウェアアプリをダウンロードして使用するなど、スキャナーを使用せずに、書類をPDFへ変換する方法もあります。一度PDF形式で保存すれば、これらのファイルを共有したり、Kindleなどの電子書籍リーダーや他のストレージデバイスに保存して安全に保管することが容易になります。

さらに、スキャンしたデータをPDFに変換することで、可搬性と柔軟性が向上します。加えて、機密情報を保護するために必要なコンテンツベースの編集を無効にできるため、セキュリティも強化されます。そのため、PDFファイルとしての保存は機密データを扱う際に効率的な記録の追跡と安全なストレージオプションを必要とするすべての企業や組織にとって不可欠なものとなっています。

書類をPDFにスキャンするメリット

昨今、情報の保存や共有の方法として、書類をPDFにスキャンする方法が普及してきました。この方法では、書類をデジタルで保存できるため、情報の劣化や紛失の防止につながりがちな紙の保管が不要になります。さらに、書類管理コストの削減だけでなく、書類保管に必要な物理的なスペースの削減にもつながります。

また、PDFファイル内の単語やフレーズを検索することができるため、情報をすばやく効率的に探し出すことができます。さらに、スキャンしたPDFは、他のファイル形式と比較して、追跡可能な監査証跡なしに変更することが困難であるため、より安全です。他人が簡単に操作できないことから、機密情報をオンラインで共有する場合にも最適です。

また、PDF形式でスキャンした書類は、様々なデバイスとの互換性に優れています。スマホやタブレットなど、最近のほとんどのデバイスには、追加のプログラムやプラグインを必要とせずにPDFファイルを閲覧できるソフトウェアが付属しているからです。また、光学式文字認識（OCR）技術の助けを借りて、スキャンした書類は、さらにWordやExcelなど、他のテキスト編集可能なファイル形式に変換することができます。

結論として、書類をスキャンしてPDF化することは、保存の観点から有益なだけでなく、検索性、セキュリティ、そして昨今のデジタル環境においてもあらゆるデバイスで閲覧できるという互換性の面でも利点があるのです。

書類をスキャンする際の注意点

スキャンする書類の量や大きさなど、内容によっては簡単にPDF化できない場合もあります。

大量の書類をスキャンする場合は、大量の書類を迅速かつ効率的に処理できるスキャナーでなければかなりの時間がかかってしまうことになります。性能が高い機器のなかには、手紙サイズやA4サイズの紙など、さまざまな種類の書類のサイズを簡単に自動検出できる機能が備わっているなど、条件によってかなりの時間を節約することが可能です。

スキャニングの際に留意すべきもう一つの重要な要素として、スキャナーが光学式文字認識（OCR）を備えているかどうかということです。この技術は、個々の単語をスキャンし、スキャンした書類から特定のテキストを見つけることができ、検索可能な状態で出力することができます。

また、設計図のような大きいサイズの書類を扱う場合は、そのサイズに対応したスキャナーが必要になります。このような大判スキャナーは、通常のスキャナーよりも高画質で、さまざまなソフトウェアとの互換性も高く、スキャンした書類からより詳細な情報を得ることもできます。

このように、スキャニングした書類をPDFとして保存する際に重要なポイントを押さえておけば、効率的かつ目的に合ったデータ保存をすることができます。

有限会社ダックでは業務用の高性能なスキャナーで大量の書類の高速スキャンや、大判製本図面のスキャンなど承っています。お気軽にご相談ください。

よくある質問

Q1: 書類をスキャンしてPDFとして保存するために必要なものは何ですか？

A1: スキャンしてPDFとして保存するには、スキャナー、パソコン、スキャンソフトが必要です。

Q2: 手持ちのスキャナーで書類をスキャンするにはどうしたらいいですか？

A2: スキャナーを使用して書類をスキャンするには、まずスキャナーをコンピューターに接続し、スキャナー・ソフトウェアを起動します。スキャンしたい書類をスキャナーベッドに置き、必要な設定を選択します。最後に「スキャン」ボタンをクリックすると、書類がスキャンされ、PDFとして保存されます。

Q3: スキャンされたPDFはどこに保存されますか？

A3: スキャンしたPDFは、スキャナーソフトのセットアップ時に指定した場所に保存されます。