書庫に眠る資料を電子化！貴社の業務効率化をサポートします

投稿日 2024-08-02
著者有限会社ダック
カテゴリーコラム

はじめに：なぜ今、電子化が注目されているのか？

近年、建設業界においてもデジタル化が急速に進んでいます。しかし、多くの企業では、依然として紙の書類や写真帳が大量に保管されており、その管理に苦労しているケースが少なくありません。書庫に眠っているこれらの資料を電子化することで、どのようなメリットが得られるのか、具体的な事例を交えながらご紹介します。

1. 情報検索の効率化と迅速な意思決定

課題: 紙媒体の資料は、探し出すのに時間がかかり、必要な情報にたどり着くまでに手間がかかります。特に、過去の工事記録や詳細な設計図などは、大量の資料の中から探し出すのが困難でした。
解決策: 電子化することで、キーワード検索や日付検索など、様々な方法で必要な情報を迅速に探し出すことができます。OCR（光学文字認識）技術により、文字データをテキスト化することで、より詳細な検索も可能になります。これにより、過去の事例を参考にしたり、迅速な意思決定をしたりすることが可能になります。

2. 保管スペースの削減とコスト削減

課題: 紙媒体の資料は、保管場所を大量に必要とし、保管費用も馬鹿になりません。特に、古い資料は、保管場所の確保が難しく、廃棄の判断に悩むケースも少なくありません。
解決策: 電子化することで、物理的な保管スペースが不要になります。サーバーやクラウド上にデータを保存することで、場所をとらずに大量のデータを保管できます。これにより、保管費用を削減し、オフィススペースの有効活用が可能になります。

3. 資料の劣化防止と長期保存

課題: 紙媒体の資料は、経年劣化により、黄ばんだり破損したりする可能性があります。また、水害や火災などの災害によって、貴重な資料が失われるリスクもあります。
解決策: 電子化することで、物理的な劣化から資料を守ることができます。デジタルデータは、適切な管理下で長期保存が可能です。これにより、過去の貴重なデータ資産を永続的に残すことができます。

4. 情報共有の円滑化とコラボレーションの促進

課題: 紙媒体の資料は、コピーやFAXなどでの共有が必要となり、情報共有に時間がかかります。また、情報の共有範囲が限定されるため、連携が遅れる可能性があります。
解決策: 電子化することで、関係者全員が同じデータを共有できるため、情報伝達のミスを減らし、業務効率を向上させます。さらに、クラウド上で共同編集できるツールと連携することで、リアルタイムなコラボレーションも可能になります。

5. セキュリティ強化とデータの保護

課題: 紙媒体の資料は、紛失や盗難のリスクがあります。また、不正なアクセスや改ざんの可能性もあります。
解決策: 電子化することで、アクセス権限の設定や暗号化など、セキュリティ対策を講じることで、データの漏洩を防ぐことができます。また、バックアップ機能を活用することで、データの消失リスクも低減できます。

6. 環境への配慮

課題: 紙媒体の資料を作成・保管するためには、大量の紙とインクが必要となり、環境への負荷が大きくなります。
解決策: 電子化することで、紙の使用量を減らし、環境負荷を低減できます。

7. 災害対策の強化

課題: 紙媒体の資料は、災害によって失われるリスクが高いです。
解決策: 電子化することで、複数の場所にバックアップを取ることができ、災害時のデータ復旧が容易になります。

8. コンプライアンス対応

課題: 法規制により、一定期間の保存が義務付けられている書類もあります。紙媒体での保管は、管理が煩雑になりがちです。
解決策: 電子化することで、保存期間の設定やアクセス履歴の記録などが容易になり、コンプライアンス対応を効率的に行うことができます。

9. お客様へのサービス向上

課題: 顧客への情報提供が遅れる場合や、過去の工事実績をすぐに確認できない場合があります。
解決策: 電子化することで、顧客への情報提供を迅速に行うことができ、顧客満足度の向上につながります。

10. 働き方改革への貢献

課題: 紙媒体の資料の整理や保管に多くの時間と労力が必要となり、従業員の負担が大きくなっています。
解決策: 電子化することで、これらの作業を自動化でき、従業員の業務負担を軽減し、働き方改革に貢献できます。

弊社が提供する電子化サービス

弊社では、長年の経験とノウハウに基づき、お客様のニーズに合わせた最適な電子化サービスを提供しております。

高品質なスキャン: 高解像度のスキャナーを使用し、原資料の細部まで忠実に再現します。
OCRによる文字認識: 文字データをテキスト化することで、検索性を高め、業務効率を向上させます。
メタデータの付与: ファイル名、撮影日時、場所などのメタデータを付与することで、より詳細な検索が可能になります。
セキュリティ対策: 厳重なセキュリティ対策の下、お客様の大切なデータを保護します。
クラウドストレージとの連携: クラウド上にデータを保存することで、いつでもどこからでもアクセスできます。

まとめ

書庫に眠っている工事写真帳や書類を電子化することで、貴社の業務効率化、コスト削減、そして顧客満足度の向上に大きく貢献できます。ぜひ、弊社にご相談ください。