有限会社ダック 
紙媒体の資料をデジタル化する「スキャンサービス」は、個人から企業、公共団体に至るまで多くの方々にとって重要性が高まっています。しかし、スキャン作業には時間と手間がかかるため、多くの人がプロのスキャンサービスに依頼することを選択しています。ここでは、スキャンサービスをプロに依頼する具体的なメリットについて詳しく説明していきます。
1. 高度なスキャン技術と専門知識
弊社はプロのスキャン事業者で、最新のスキャン技術と専門的な知識を備えています。たとえば、高解像度スキャナーやオーバーヘッドスキャナー、ドキュメントフィーダー付きスキャナーなど、用途に合わせて様々な機器を駆使して作業します。これにより、どんなタイプの書類でも高品質なデジタルデータとして保存でき、精度の高い電子化が可能です。
特に古文書や破れやすい紙、厚みのある本などは慎重に扱う必要があります。弊社はこうした書類を扱うノウハウを持っており、傷みやすい書類を保護しながらきれいに電子化する技術を有しています。また、モノクロやカラー、ドキュメントの表面の質感を再現するようなスキャンも可能です。有限会社ダックではこうした専門的な知識や技術、最新の設備と文書情報管理士の資格があるため、個人では得られない高品質なデータが得られます。
2. 時間の節約
大量の書類をスキャンする作業は非常に時間がかかります。自分でスキャンを試みると、スキャナーの操作や解像度の設定、ファイルの整理、保存形式の選択など、細かな手順が多く、作業量に比例して負担が増えます。プロに依頼することで、こうした手間を省くことができます。
弊社は効率的なワークフローを確立しており、短時間で大量の書類を処理できます。書類を送って依頼するだけで、あとはプロのスタッフが全ての作業を完了させ、納品するため、ご依頼者様はその間に他の作業や業務に集中できるのです。
3. 高品質な画像処理とファイル形式の柔軟な選択
プロのスキャンサービスでは、単にスキャンするだけでなく、画像処理技術によって画質の向上も行っています。スキャン時の光の加減や解像度の調整、歪み補正、不要な影の除去、色の調整など、様々な処理が施されることで、印刷物に近い高品質な電子データが生成されます。特に図面や設計図、イラストなどのスキャンでは、精密さが重要ですので、プロに依頼することでクリアで正確なデータが得られます。
また、データの出力形式についても柔軟な選択が可能です。PDFやJPEG、TIFFなどの一般的な形式に加え、特殊なファイル形式にも対応しています。さらに、複数ページの書類をまとめて一つのPDFにするなど、用途に合わせた加工も行っています。
4. セキュリティと機密性の保護
企業や官公庁では、機密情報を含む書類を電子化するケースも多くあります。有限会社ダックは、こうした機密情報を取り扱う際に厳重なセキュリティ対策を講じており、ISO27001（ISMS）情報セキュリティマネジメントシステムを取得しています。スキャン作業中やデータの保管、納品に至るまで、データが流出しないように細心の注意を払います。
また、弊社では、依頼者との間に秘密保持契約（NDA）を結ぶことも可能ですので安心して依頼できます。
5. 書類の整理・分類サービス
弊社はスキャン後のデータ整理や分類サービスも提供しています。大量のデータをスキャンしても、ファイルが無秩序なままでは管理が難しくなります。プロは、スキャン後のデータをファイル名や日付、内容に応じて整理し、検索しやすい状態で納品します。ファイル名を指定した命名規則に従って作成することも可能であり、デジタルデータの一元管理が容易になります。
さらに、OCR（光学文字認識）機能を利用することで、スキャンした書類から文字情報を読み取り、検索可能なPDFとして保存することもできます。こうすることで、必要な情報をキーワードで検索できるようになり、効率的な情報管理が可能です。
6. コストの削減
スキャナーを購入し、自分で電子化することも一つの方法ですが、高品質なスキャナーの価格は決して安くありません。さらに、大量の書類をスキャンするとなると、消耗品やメンテナンスのコストもかかります。プロのスキャン業者に依頼することで、こうした初期費用やランニングコストを削減できるメリットがあります。
特に、企業や団体などで大量の書類を一括して電子化する場合、プロのスキャンサービスを利用したほうがトータルコストを抑えられることが多いです。また、プロに依頼することで、業務を効率化し、生産性を向上させることにもつながります。
7. スキャン機器や技術のアップデート対応
スキャナー技術は日進月歩で進化しており、新しい技術が次々と登場しています。個人でスキャン業務を行う場合、技術の進歩に対応し続けるのは困難です。一方で、プロの弊社は最新の機器や技術に常にアンテナを張り、新しいソフトウェアやスキャン装置を導入しています。そのため、最新の技術を活用して高品質なスキャンを行いご依頼者様に最適なサービスを提供しています。
8. 環境に配慮したペーパーレス化支援
企業や自治体では、持続可能な社会を目指してペーパーレス化に取り組むケースが増えています。プロのスキャンサービスを利用することで、不要な紙の消費を削減し、環境に優しいペーパーレス化を促進できます。さらに、物理的な書類をデジタル化することで、書類の保管スペースを削減し、オフィスのスペースを有効に活用することも可能です。
まとめ
プロにスキャンサービスを依頼することには、専門技術による高品質なスキャン、時間と手間の削減、セキュリティの確保、効率的な情報管理など、多くのメリットがあります。また、企業や団体にとっては、コストの削減や業務効率の向上、ペーパーレス化の推進といった効果も期待できます。自分でスキャン作業を行うのも良い方法ですが、特に大量の書類や機密性が高い書類の電子化が必要な場合は、プロのスキャンサービスを利用するのが効果的な選択といえるでしょう。
